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TFS Foundation - Development Coordinator / Fondation TFS - Coordinateur-rice de la philanthropie et des campagnes

Position: Long term occasional position (1-year Contract)

Position Type: full-time, Monday to Friday, 8:30 am to 4:30 pm

Language of work: English

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Salary Range: TFS has a salary grid for non-unionized employees, which is determined by the nature of the position and the candidate’s level of experience. For this position, the salary range is: $73,000 - $78,800.

Dates: Immediately

About the position :

Reporting to the Senior Director of Development, the coordinator will help provide administrative support and coordinate projects and initiatives for TFS’s $40 million capital campaign. The coordinator will work closely with TFS Foundation and Advancement Office colleagues and others throughout the TFS community, including staff and senior volunteers to support campaign activities, including events, special projects and initiatives, and stewardship & recognition programs.

Duties and Responsibilities :

Campaign Support & Strategy

Collaborate closely with the Senior Director of Development and President of the TFS Foundation/Executive Director of Advancement to support the successful execution of fundraising programs.

Coordinate and prepare campaign-related materials including tracking reports, proposals, briefing notes, and gift documentation.

Maintain and monitor the donor pipeline and move management activities in Raiser's Edge NXT, ensuring prospect stages are current and accurate.

Provide administrative and strategic support for cultivation, solicitation, and stewardship meetings involving campaign leadership and volunteers.

Liaise with donors and campaign volunteers, responding to inquiries and supporting a positive and professional donor experience.
Ensure the accuracy and integrity of donor records in RE/NXT and support regular data quality reviews.

Donor Stewardship, Recognition & Gift Processing

Coordinate the execution of the Foundation’s donor recognition and plaquing program in collaboration with the Development team; manage vendor communications, timelines, and logistics to ensure accurate, high-quality, and timely installations.
Prepare customized gift agreements and documentation in coordination with the Development team
Manage the donor thank-you and stewardship process, including letters, tokens of appreciation, and engagement follow-ups.
Process and acknowledge gifts in Raiser's Edge NXT with accuracy and timeliness.

Prospect Research & Strategic Support

Conduct and compile comprehensive donor and prospect research to support cultivation and solicitation strategies.
Prepare detailed donor profiles and briefings for senior leadership and fundraising staff.
Assist in the development of a robust prospect pipeline through data analysis and collaborative planning.

Event Support

Working with the strategic guidance of the Development team, plan and execute donor and campaign-related events from concept to completion, ensuring excellence in execution and follow-through.
Working with the EA to the Head of School, co-lead the New Parent Breakfast Program, including developing briefing notes, and scheduling of parents
Manage event logistics including invitations, RSVPs, materials, budgets, and reporting.
Track all event interactions and donor engagement in Raiser's Edge.

Administrative Collaboration

Support the President and Foundation/Advancement leadership with administrative tasks related to donor engagement and campaign activity.
Contribute to a collaborative, mission-driven team culture with a shared focus on relationship-building and results.
Participate on department wide cross-functional teams when required.

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

Education:

Graduate of a post-secondary program, ideally in communications, fundraising or management.

Skills & Experience:

Previous experience working in an office setting.
Demonstrated ability to work effectively and communicate with a variety of stakeholders, including donors, volunteers, sponsors and staff.
Great writing, proofreading and editing skills, with experience in writing and producing communication materials.
Project management and organizational skills with a proven ability to meet deadlines and coordinate multiple projects simultaneously.
Excellent interpersonal skills and collaborative working style. Proven ability to exercise tact, discretion, and good judgment.
Good facility with software such as MIcrosoft Office Suite, Google Suite and Adobe. Experience with Raiser’s Edge or fundraising databases would be an asset.
Excellent written and verbal communications skills in English. Proficiency in French and/or Mandarin would be an asset.

What we offer :

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of:

A competitive compensation
An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP
Generous vacation policy and additional paid time off
A stimulating working environment
Multiple professional development opportunities
A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

TFS does not use Artificial Intelligence (AI) in its recruitment or selection processes. We kindly ask candidates who choose to use AI tools when preparing their application materials to disclose this during the recruitment process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible.

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Poste : Poste occasionnel à long terme (contrat d’un an)

Type de poste : Temps plein, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30

Langue de travail : Anglais

Lieu : Campus de Toronto – 306, avenue Lawrence Est, Toronto (Ontario), M4N 1T7

Échelle salariale : TFS dispose d’une grille salariale pour les employés non syndiqués, établie en fonction de la nature du poste et du niveau d’expérience du/de la candidat(e). Pour ce poste, l’échelle salariale est de 73 000 $ à 78 800 $.

Date de début : Immédiatement

La position

Reportant à la directrice ou au directeur principal du développement, le/la coordonnateur(trice) apportera un soutien administratif et assurera la coordination de projets et d’initiatives dans le cadre de la campagne de financement de 40 millions de dollars de TFS. Le/la coordonnateur(trice) travaillera en étroite collaboration avec les collègues de la Fondation TFS et du bureau de l’avancement, ainsi qu’avec l’ensemble de la communauté TFS, y compris le personnel et les bénévoles seniors, afin de soutenir les activités de la campagne, notamment les événements, les projets et initiatives spéciaux, ainsi que les programmes de reconnaissance et de fidélisation des donateurs.

Les tâches seront les suivantes :

Soutien à la campagne et stratégie

Collaborer étroitement avec la directrice principale du développement ainsi qu’avec le président de la Fondation TFS / directeur exécutif de l’avancement afin de soutenir la mise en œuvre efficace des programmes de collecte de fonds.
Coordonner et préparer les documents liés à la campagne, notamment les rapports de suivi, les propositions, les notes d’information et la documentation relative aux dons.
Assurer le suivi et la gestion du pipeline de donateurs ainsi que des activités de progression des prospects dans Raiser's Edge NXT, en veillant à ce que les étapes des prospects soient à jour et exactes.
Fournir un soutien administratif et stratégique pour les rencontres de cultivation, de sollicitation et de reconnaissance impliquant la direction de la campagne et les bénévoles.
Assurer la liaison avec les donateurs et les bénévoles de la campagne, répondre aux demandes et contribuer à offrir une expérience donateur positive et professionnelle.
Veiller à l’exactitude et à l’intégrité des données des donateurs dans RE/NXT et appuyer les vérifications régulières de la qualité des données.

Fidélisation des donateurs, reconnaissance et traitement des dons

Coordonner la mise en œuvre du programme de reconnaissance des donateurs et d’installation de plaques de la Fondation, en collaboration avec l’équipe du développement ; gérer les communications avec les fournisseurs, les échéanciers et la logistique afin d’assurer des installations exactes, de haute qualité et réalisées dans les délais.
Préparer des ententes de dons personnalisées et la documentation connexe en collaboration avec l’équipe du développement.
Gérer le processus de remerciement et de fidélisation des donateurs, y compris les lettres, les marques d’appréciation et les suivis d’engagement.
Traiter et accuser réception des dons dans Raiser's Edge NXT avec exactitude et diligence.

Recherche de prospects et soutien stratégique

Effectuer et compiler des recherches approfondies sur les donateurs et prospects afin de soutenir les stratégies de cultivation et de sollicitation.
Préparer des profils détaillés de donateurs ainsi que des notes d’information destinées à la haute direction et à l’équipe de collecte de fonds.
Contribuer au développement d’un pipeline solide de prospects grâce à l’analyse de données et à une planification collaborative.

Soutien aux événements

En collaboration avec l’équipe du développement et selon ses orientations stratégiques, planifier et réaliser des événements liés aux donateurs et à la campagne, de la conception à la mise en œuvre, en assurant un haut niveau de qualité et de suivi.
En collaboration avec l’adjoint(e) exécutif(ve) du chef d’établissement, codiriger le programme de petits-déjeuners des nouveaux parents, y compris la préparation des notes d’information et la planification des rencontres.
Gérer la logistique des événements, incluant les invitations, les confirmations de présence (RSVP), le matériel, les budgets et les rapports.
Assurer le suivi de toutes les interactions liées aux événements et de l’engagement des donateurs dans Raiser's Edge.

Collaboration administrative

Soutenir le président ainsi que la direction de la Fondation et de l’avancement dans les tâches administratives liées à l’engagement des donateurs et aux activités de la campagne.
Contribuer à une culture d’équipe collaborative et axée sur la mission, mettant l’accent sur le développement des relations et l’atteinte de résultats.
Participer, au besoin, à des équipes transversales à l’échelle du département.

La personne que nous cherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

Éducation :

Diplôme d’un établissement postsecondaire, idéalement en communications, en collecte de fonds ou en gestion.

Compétences et expériences:

Expérience préalable dans un environnement de bureau.
Capacité démontrée à travailler efficacement et à communiquer avec une variété d’intervenants, notamment des donateurs, des bénévoles, des commanditaires et des membres du personnel.
Excellentes compétences en rédaction, révision et correction, avec une expérience dans la production de documents de communication.
Solides compétences en gestion de projets et en organisation, avec une capacité avérée à respecter les échéanciers et à coordonner plusieurs projets simultanément.
Excellentes aptitudes interpersonnelles et approche collaborative. Capacité démontrée à faire preuve de tact, de discrétion et de jugement.
Bonne maîtrise des outils informatiques tels que la suite Microsoft Office, Google Workspace et Adobe. Une expérience avec Raiser’s Edge ou d’autres bases de données de collecte de fonds serait un atout.
Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais. La maîtrise du français et/ou du mandarin serait un atout.
Excellentes compétences en matière de communication écrite et orale en anglais. La maîtrise du français et/ou du mandarin serait un atout.

Ce que nous offrons :

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives. Nous offrons:

Une rémunération compétitive
Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO
Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires
Un environnement de travail stimulant
De multiples possibilités de développement professionnel
Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de toute autre personne possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des accommodements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

TFS n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) dans ses processus de recrutement ou de sélection. Nous demandons aimablement aux candidats qui choisissent d’utiliser des outils d’IA pour préparer leurs documents de candidature de le mentionner lors du processus de recrutement.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici dès que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.

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