Le Pôle Insertion intervient dans le domaine de la lutte contre les exclusions auprès des personnes adultes et gère plusieurs structures regroupées en 3 pôles d’activité : hébergement, logement et insertion par l’activité économique.
Le poste est affecté au secteur d’insertion par l’activité économique qui regroupe 4 chantiers : Carijou, Rénov’action, la Ferme Saint-André et le restaurant social Les 7 pains.
Certaines missions concernent l’ensemble du Pôle insertion.
L’assistant.e administratif-ve est chargé.e de tâches administratives et du secrétariat :
Accueil :
- Développe constamment une bonne connaissance des services de l’établissement et de la Fédération de Charité Caritas Alsace afin de donner une image positive des établissements en renseignant avec fiabilité et précision
- Accueille et renseigne les visiteurs en respectant la confidentialité des informations, le cas échéant les guide dans l’établissement ou vers la personne compétente
- Accueille et renseigne avec bienveillance les personnes accueillies.
Secrétariat :
- Réalise la frappe, la mise en page, la diffusion et l’archivage des travaux de secrétariat
- Diffuse le courrier interne par distribution, affichage ou mise à jour informatique
- Est l’interlocuteur support avec les partenaires pour la transmission des bilans.
Administratif :
- Assure la finalisation et la diffusion des factures ainsi que des courriers d’accompagnement
- Renseigne les tableaux statistiques qui lui sont confiées
- Participe à la codification des factures fournisseurs et à leur suivi jusqu’à la transmission au siège
- Met à jour les tableaux de bord et les extranets dédiés aux établissements
- Effectue les contrôles et les saisies des caisses, effectue les contrôles et les saisies des factures,
- Passe les commandes des produits consommables afin d’assurer le réapprovisionnement des stocks
- Suit les demandes de dépannage de matériels
RH :
- Rédige les contrats de travail et les avenants pour les salariés permanents du secteur et transmet les contrats au siège
Formation :
- Est l’interface entre les établissements, les chantiers d’insertion et l’OPCO de la demande de prise en charge jusqu’à la demande de remboursement
- Tient à jour le suivi des formations.
