This is an indefinite term position, subject to end with 24 hours' notice
About Us
St.Amant supports over 5,000 people in Manitoba with developmental disabilities, autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults, children and their families. Our over 2,000 staff follow a person-centered approach and adapt to the needs of each person and each family. St.Amant is guided by its core values of Collaboration, Hospitality, Excellence and Respect.
St.Amant is committed to fostering a culture of diversity, equity, inclusion, and accessibility where everyone is respected, valued, and empowered to bring their authentic selves–free from fear of discrimination–while celebrating the diverse identities and experiences that enrich our community. We stand firmly against individual and systemic discrimination and racism as per the Canadian Human Rights Act.
Position Summary and Scope of Service
St.Amant’s core values reflect a strong commitment to diversity, equity, and inclusion. St.Amant maintains ongoing commitment to recruiting a diverse and talented workforce which is paramount to supporting the community we serve. Reporting to the Director, Community Services and consistent with the Mission, Values and policies of St.Amant, the Administrative Assistant, Community Services is a critical role in ensuring the success of St.Amant business and operations.
Exemplifying the mission, vision and values of St.Amant, the Administrative Assistant works collaboratively with partnered programs while offering employees respectful customer service.
The Administrative Assistant performs a broad range of administrative support services for Community Services in accordance with the Mission and Values of the organization and all related policies and procedures.
St.Amant, as part of an initiative entitled “Meaningful Connections”, seeks to expand the culture of support (“excellent caretaking”) to include an intentional focus on equipping a person with the opportunities and skills to develop relationships. The goal of this initiative is to have people we support exploring and establishing relationships with people in the community.
St.Amant values and promotes volunteerism in the workplace. Volunteers bring optimism and enthusiasm, create positive energy, share diverse perspectives and are an integral part of the work we do. As such and in keeping with the values of our organization, the incumbent to this role is encouraged to actively support, train, mentor, collaborate and invest in volunteer initiatives.
Qualifications
Educational:
- Grade XII diploma or certificate
- Office Administration training, community college or career college level with emphasis in word processing and office skills
Professional:
- Previous experience providing administrative support services within a high-paced business environment
- Skilled in the use and operation of computers, computer networks, and computer peripherals such as printers and communication devices
- Skilled in the use of software tools and applications including Microsoft Windows & Office (Excel, Word, PowerPoint, Publisher, Access, Outlook), and internet browsers (Internet Explorer, Chrome)
- Skilled in the use of fax, photocopier, and other office equipment
- Knowledge of, and ability to work within, the spirit of the Mission and the Values of St.Amant
- Excellent organizational skills
- Ability to perform a variety of administrative tasks both as part of a team or independently
- Ability to proofread documentation to ensure accuracy of typed material
- Skilled in providing training to staff in the use of productivity software, computer access, office equipment, communication devices and voice-mail systems
- Ability to deal effectively with others both internally and externally in a professional manner
- Ability to develop and use computer filing systems effectively and logically
- Familiarity with and adherence to the Personal Health Information Act (PHIA)
- Ability and motivation to follow instructions or directions conscientiously
- Fluently bilingual in English and French (testing required)
Personal:
- Ability to work with minimal supervision as well as a collaborative team player in a team environment
- Ability to organize and prioritize work in a fast-paced environment
- Ability to generate ideas to improve work procedures and contribute to an environment that fosters growth, development and innovation
- Superb interpersonal ability to establish and maintain positive and productive working relationships with humility and self-awareness
- Ability and willingness to give and receive honest, balanced feedback
- Demonstrates competence and character that inspires trust
- Acts with integrity and respect in all interactions
- Values and commitment to continuous self-growth and professional learning
- Portrays a positive, energetic, focused, and mature disposition
- Performs all duties with respect to confidentiality, ethics, and accuracy
- Excellent verbal and written communication skills
- Ability to adapt to a continually changing, evolving workplace; flexibility is a must
Duties and Responsibilities
Consistent with the Mission, Philosophy and Policies of St.Amant, the Administrative Assistant provides a broad range of quality administrative support activities. Quality services are evident when professional communication, timeliness, accuracy, ethical awareness / sensitivity, confidentiality are consistently demonstrated as required by legislation and program/service standards.
Duties include:
- Prepares, types and processes documents, letters, reports, minutes, memos, agendas, forms, databases, manuals, forms, tables, charts, graphs and database entry as required
- Compiles typing material into its final distribution format - compiling binders, binding reports, labeling binders, etc.
- Proofreads all typed material, amending material as required
- Provides photocopy, fax, program/service areas mail and electronic mail services, and distributes copied material as directed
- Circulates reading material to staff and program/service areas for their review
- Completes and distributes forms to internal and external sources as assigned
- Develops databases, enters and maintains data, providing reports as necessary
- Schedules meetings for staff, advising participants by telephone or letter and books meeting locations and makes catering arrangements as required
- Attends designated meetings and records minutes as assigned
- Responds to inquiries regarding programs and activities, and refers to appropriate personnel when inquiries are beyond scope of knowledge
- Develops and maintains various scheduling systems
- Maintains information databases as assigned
- Processes Incident Reports, Month End documentation and other service reports as directed
- Performs or coordinates document management tasks such as filing, photocopying, faxing, scanning, distribution of mail and other information
- Responds to public or internal inquiries regarding program or service activities as directed
- Answers incoming calls and directs callers to the appropriate party
- Greets and assists visitors to the office area and directs them appropriately
The above information is intended to describe the general nature of this position and is not considered to be a complete statement of duties and responsibilities. Additional duties and responsibilities may be assigned provided they are consistent with the qualifications identified and fall within the parameters of this role.
As this is a Bilingual Designated position, French Language Testing will be done prior to offer. A requirement is to achieve a B+ level or higher, unless otherwise agreed upon by the program.
St.Amant supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities, backgrounds, cultures, and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.
As a condition of employment, successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening, Adult Abuse Registry Check, Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check.
As a Condition of Employment, new hires must complete a series of Occupational Health checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases.
We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes: Health & Dental Plans, Life Insurance Plans, Long Term Disability, Employer Paid-Employee Assistance Plan, and Employer-Matched Pension Plan. We also offer access to an on-site gym, professional development training opportunities, and affordable staff parking.
Adjointe Administrative - Services Communautaires
*Il s'agit d'un poste à durée indéterminée, susceptible de prendre fin avec un préavis de 24 heures*
Résumé des fonctions du poste
Les valeurs fondamentales de St.Amant reflètent un engagement solide à l'égard de la diversité, de l'équité et de l'inclusion. St.Amant cherche constamment à recruter une main-d'œuvre diversifiée et talentueuse qui est essentielle pour soutenir la communauté que nous servons. Relevant de la directrice des Services communautaires et en accord avec la mission, les valeurs et les politiques de St.Amant, l’adjointe administrative exerce un rôle crucial dans le succès des activités de St.Amant.
En agissant selon la mission, la vision et les valeurs de St.Amant, cette personne travaille en collaboration avec les programmes partenaires tout en offrant aux employés un service respectueux.
L’adjointe administrative fournit toute une gamme de services de soutien administratif aux Services communautaires en respectant la mission et les valeurs de l'organisation ainsi que toutes les politiques et procédures qui s'y rapportent.
Dans le cadre d’une initiative appelée « Connexions fortes », St.Amant souhaite étendre la culture du soutien (« excellence des soins ») en mettant intentionnellement l’accent sur le fait de permettre à une personne d’aussi bien acquérir les habiletés nécessaires pour tisser des liens que de les mettre en pratique. Le but de cette initiative est d’amener les personnes que nous soutenons à établir des liens avec des gens dans la collectivité.
St.Amant valorise et encourage le bénévolat dans le lieu de travail. Les bénévoles apportent optimisme, enthousiasme, énergie positive et diverses perspectives, et ils font partie intégrante du travail que nous accomplissons. De ce fait et conformément aux valeurs de notre organisation, nous invitons la personne occupant ce rôle à apporter son soutien, à encadrer, à faire du mentorat, à collaborer et à s'investir dans les initiatives de bénévolat.
Qualifications
Scolaires:
- Diplôme ou certificat de 12e année
- Formation en administration de bureau suivie dans un collège communautaire ou professionnel, avec spécialisation en traitement de texte et en travail de bureau
Professionnelles:
- Expérience des services de soutien administratif dans un milieu de travail dynamique
- Savoir utiliser et faire fonctionner des ordinateurs, des réseaux informatiques et des périphériques comme des imprimantes et des outils de communication
- Savoir utiliser des logiciels et des applications comme Microsoft Windows et Office (Excel, Word, PowerPoint, Publisher, Access, Outlook), et des navigateurs (Internet Explorer, Chrome)
- Savoir utiliser télécopieurs, photocopieurs et autre matériel de bureau
- Connaître la mission et les valeurs de St.Amant et pouvoir travailler dans cet esprit
- Sens exceptionnel de l'organisation
- Pouvoir effectuer diverses tâches administratives, à la fois en équipe et de façon indépendante
- Pouvoir relire des documents dactylographiés pour en vérifier l'exactitude
- Pouvoir apprendre au personnel à utiliser les logiciels de productivité, les ordinateurs, le matériel de bureau, les outils de communication et les systèmes de boîte vocale
- Pouvoir traiter efficacement et de manière professionnelle avec les autres, aussi bien à l'interne qu'à l'externe
- Pouvoir établir et utiliser des systèmes de classement informatisés avec logique et efficacité
- Connaître et respecter la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP)
- Pouvoir et vouloir suivre consciencieusement les instructions ou directives
- Être bilingue français-anglais (test requis)
Personnelles:
- Pouvoir travailler avec très peu de supervision et en collaboration avec les autres membres d'une équipe
- Pouvoir organiser le travail selon un ordre de priorité dans un milieu très dynamique
- Pouvoir donner des idées pour améliorer les méthodes de travail et contribuer à un environnement qui favorise la croissance, le développement et l'innovation
- Pouvoir établir et entretenir des relations de travail positives et productives avec humilité et conscience de soi
- Pouvoir et vouloir donner et recevoir des commentaires objectifs et honnêtes
- Faire preuve de compétence et inspirer la confiance
- Agir avec intégrité et respect dans toutes les interactions
- Accorder de l'importance à la croissance personnelle et au perfectionnement professionnel continus, et s'engager à cet égard
- Avoir une attitude positive, énergique, attentionnée et mature
- une attitude positive, énergique, attentionnée et mature
- Faire preuve de confidentialité, d’éthique et d’exactitude dans l’exercice de ses fonctions
- Posséder d’excellentes compétences en communication verbale et écrite
- Pouvoir s'adapter à un milieu de travail en évolution constante et faire obligatoirement preuve de souplesse
Tâches et responsabilités
Conformément à la mission, à la philosophie et aux politiques de St.Amant, l'adjointe administrative apporte diverses formes de soutien administratif de qualité. La qualité des services se voit lorsqu'on fait régulièrement preuve de communication professionnelle, de rapidité, d'exactitude, de conscience éthique et de confidentialité, comme l'exigent la législation et les normes des programmes et des services.
Exemples de tâches:
- Préparer, dactylographier et traiter documents, lettres, rapports, procès-verbaux, mémos, ordres du jour, formulaires, bases de données, manuels, tableaux, diagrammes et graphiques, et enregistrer les données, selon les directives
- Compiler les documents dactylographiés dans leur forme définitive – constituer des classeurs, relier des rapports, étiqueter des classeurs, etc.
- Faire la relecture de tous les documents dactylographiés et apporter les changements nécessaires
- Fournir des services de photocopie, de télécopie, de courrier ordinaire et électronique aux secteurs de programme et de service, et distribuer les documents copiés, selon les directives
- Distribuer les documents de lecture au personnel et aux secteurs de programme et de service pour examen
- Remplir les formulaires et les distribuer à l'interne et à l'externe, selon les directives
- Établir des bases de données, saisir et mettre à jour les données, et remettre des rapports au besoin
- Établir les horaires des réunions pour le personnel, prévenir les participants par téléphone ou par lettre, réserver les salles de réunion et prévoir un service de traiteur au besoin
- Assister à certaines réunions et rédiger les procès-verbaux, selon les directives
- Répondre aux demandes de renseignements sur les programmes et activités, et les adresser au personnel approprié quand elles dépassent vos connaissances
- Établir et mettre à jour divers systèmes d'horaires de travail
- Mettre à jour des bases de données d'information selon les directives
- Traiter les rapports d'incident, les documents de fin de mois et autres rapports selon les directives
- Accueillir et aider les visiteurs et les orienter de façon appropriée
- Assurer ou coordonner la gestion des documents, p. ex. classer, photocopier, télécopier, scanner, distribuer le courrier et d'autres documents d'information
- Répondre aux demandes de renseignements du public et du personnel interne sur les activités des programmes ou des services, selon les directives
- Répondre aux appels et orienter les appelants vers la personne appropriée
Les renseignements ci-dessus visent à décrire la nature générale de ce poste et ne constituent pas un énoncé complet des tâches et responsabilités. D'autres tâches et responsabilités peuvent être assignées à condition qu'elles correspondent aux qualifications énoncées et qu'elles entrent dans le cadre de ce rôle.
Comme il s’agit d’un poste désigné bilingue, le test de langue française sera effectué avant l’offre. Le niveau B+ ou plus élevé est requis, sauf accord contraire du programme.
St.Amant adopte des pratiques d’emploi équitables et favorise la formation d’un personnel inclusif et représentatif des personnes que nous soutenons, notamment au niveau de la diversité des aptitudes, expériences, cultures et identités. Les candidates et candidats peuvent demander des aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de sélection et d’embauche.
La personne retenue doit également se soumettre à une vérification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnérable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.
Comme condition d'emploi, les nouvelles recrues doivent se soumettre à une série de vérifications en matière de santé au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunité contre certaines maladies transmissibles.
Nous offrons à nos employés un salaire concurrentiel ainsi qu’une gamme complète d'avantages sociaux, notamment: des régimes d’assurance-maladie et de soins dentaires, des régimes d’assurance-vie, une assurance invalidité de longue durée, un régime d’aide aux employés dont les cotisations sont payées par l’employeur et un régime de pension auquel l’employeur cotise à hauteur du montant cotisé par l’employé. De plus, les employés ont accès à une salle d’entraînement sur place, peuvent suivre des formations professionnelles et bénéficient d’un stationnement à un prix abordable.